A política de frotas é o documento que norteia as ações relacionadas à gestão de frotas e que dá suporte ao gestor e equipe.

Gerir frotas não é uma função complexa, desde que bem orientada. Entre seus objetivos está permitir a fluidez dos serviços e evitar desperdícios de recursos, levando a empresa a ter um melhor controle de suas atividades e aumentar sua produtividade e lucros.

No entanto, para que esses processos sejam simples, claros e padronizados é preciso que a transportadora tenha a sua política de frotas. Esse é o tema de nosso post de hoje, continue sua leitura e saiba mais sobre esse tema.

O que é uma política de frotas?

A política de frotas é o documento que regulamenta todos os procedimentos relacionado ao funcionamento e utilização dos veículos da empresa, os procedimentos e normas internos, a gestão de fornecedores e todos os outros pontos importantes. 

É esse documento que norteia e dá suporte ao gestor de frotas e que, se bem planejado e seguido, pode ser o diferencial no desempenho de toda a equipe e em resultados bastantes positivos para a empresa. 

Além disso, tem o poder de impactar diretamente na redução dos custos operacionais, o grande gargalo da maioria das transportadoras.

Vantagens de ter uma política de frotas

Além das vantagens que apontamos até agora, há outras que se destacam. Veja a seguir. 

Delimitar funções e responsabilidades

Uma das coisas mais importantes para se fazer uma boa gestão é ter definidas as funções e responsabilidades, tanto de motoristas quanto do resto da equipe. 

Exemplos disso são definir:

  • quem é responsável pelo gerenciamento dos veículos;
  • quem fica encarregado do programa de manutenção preventiva;
  • o responsável pela operação logística;
  • quem faz o levantamento do que a frota precisa;
  • o encarregado pelo abastecimento da frota — e controle do mesmo etc.

É essencial que sejam definidas também as funções de quem atua em áreas que são impactadas diretamente pela operação da frota, como setores de RH e financeiro. Exemplo: o RH, junto com o gestor é responsável pelo programa de desenvolvimento e treinamento da equipe, assim como de providenciar equipamentos de proteção, garantindo a segurança de todos.

Definir a padronização dos veículos

Esta etapa se destina aos procedimentos necessários quando a empresa adquire um novo veículo. O primeiro passo se chama mobilização e é quando são instalados todos os acessórios e equipamentos necessários ao desempenho da função dos motoristas. 

É quando se padroniza esteticamente o veículo, geralmente com a identidade visual da empresa. Tudo deve ser descrito em detalhes na política de frotas.

Evitar problemas judiciais

A política de frotas deve ter também a função de respaldar a empresa em caso de problemas jurídicos. Assim, se torna possível minimizar qualquer ocorrência que fuja dos padrões definidos, assim como prevenir possíveis demandas judiciais. 

Para isso, deve ter bem detalhadas as seguintes informações:

  • a finalidade de cada veículo;
  • as regras para a utilização dos veículos;
  • quem são os colaboradores que utilizarão os veículos da frota;
  • em casos de sinistros e multas, de quem será a responsabilidade, assim como a cobrança dos mesmos (em casos de imprudência do motorista ou alguma falha cometida pela empresa — dependendo do caso, se define o responsável) etc.

Como validar a política de frotas

É importante que a empresa informe a todos sobre a política de frotas — nesse caso a comunicação interna é fundamental. Além disso, é importante que cada um receba uma via e que assine um termo de ciência. 

Dessa forma, a transportadora cria formas de regular o uso adequado da frota, bem como o comportamento de motoristas e demais equipe.

A política de frotas pode ser atualizada. O gestor de frotas é o responsável por monitorar e avaliar os resultados e verificar o que precisa ser alterado. Além disso, cada vez que houver alterações no documento, todos os colaboradores precisam ser avisados e declararem estar cientes.

Como criar uma política de frotas

Veja como criar as diretrizes da política de frotas e como estruturá-la. O que deve ser inserido:

  • as partes interessadas — empresa e colaboradores;
  • os objetivos principais;
  • um cronograma para as tarefas/atividades;
  • as responsabilidades de cada colaborador;
  • a categorização dos veículos;
  • diretrizes para utilização dos veículos (aqui se encaixam informações diversas como manutenção, pneus, multas, cartão combustível etc.);
  • termo de responsabilidade; 
  • checklists etc.

Como descrever os itens

Veja dois exemplos de como os itens devem ser descritos no documento:

  • abastecimento e pedágio: se fazer a gestão do abastecimento dos veículos na empresa é responsabilidade de um profissional da equipe interna, que não o motorista, deve ser descrito aqui. Também devem ser colocadas informações sobre as atividades na estrada, como forma de abastecimento, quais os postos credenciados, o tipo de combustível que deve ser usado; a forma de pagamento — adiantamento, reembolso ou cartão combustível —, pagamento de pedágios etc. 
  • condução preventiva: aqui devem ser inseridas informações sobre o que se espera dos motoristas na estrada, de acordo com os parâmetros da empresa. Também deve constar se há equipamentos de monitoramento, quais dados a empresa controlará e outras informações relevantes. 

Como você pode ver, para uma gestão de frotas é eficiente e eficaz desde que tenha diretrizes. Assim, todos trabalham alinhados e de forma organizada, isso otimiza tempo e recursos, além de aumentar a produtividade e garantir bons resultados. 

Para finalizar: acompanhe os conteúdos de nosso blog e fique sempre bem informado sobre as melhores práticas de gestão. Temos ótimas dicas para ajudar gestores a conduzirem uma gestão efetiva. 

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Nos vemos no próximo post!

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