Quando falamos em otimizar qualquer processo dentro de uma empresa, não tem como deixar as soluções tecnológicas de fora. 

Graças a diversos recursos tecnológicos, é possível acompanhar uma série de atividades envolvida na gestão de frotas em tempo real. 

Os recursos da tecnologia da informação trouxeram ao gestor de frotas a possibilidade de controlar em tempo real praticamente todas as ações de seus veículos ao longo de uma jornada. 

Isso é um grande avanço na otimização que o gestor tanto busca.

Sem contar que reduz custos, oferece mais segurança e garante eficiência máxima na gestão do patrimônio. 

Pensando nisso, reunimos neste artigo algumas dicas de como utilizar a tecnologia para fazer o controle de abastecimento da sua frota.:

Como otimizar seu controle de abastecimento em 4 passos 

1. Aposte em um Sistema de Gestão Empresarial 

A gestão eficiente de um posto demanda a administração coordenada de pessoas, recursos, atividades e ferramentas. 

Trata-se de um processo em que a combinação desses elementos conduz a um objetivo. 

Para isso, a gestão eficiente desses elementos deve ser fundamentada em quatro pilares: planejamento, organização, liderança e controle.

E você só atinge, de fato, esses elementos, ao adotar um bom sistema de gestão empresarial – ERP. 

Nele você consegue centralizar todos os processos, atividades e ferramentas em um único lugar. 

Os ERPs possuem painéis com os principais dados e informações para que você consiga visualizar o financeiro, as vendas, as ações de Marketing, os resultados de estratégias de forma integral. 

2. Automatize processos 

Além de centralizar toda a sua empresa no ERP, tenha em mente que processos repetitivos precisam, além de estarem centralizados, serem automatizados. 

Ou seja, trata-se de atividades tão repetitivas e mecânicas que torna-se muito simples desenhar o fluxo do processo e, posteriormente, utilizar um software que repique-o. 

Esses softwares eliminam as atividades manuais burocráticas e repetitivas, liberando o gestor e os colaboradores para funções mais importantes, como:

• Acompanhar preços;
• Executar um controle mais estratégico;
• Descobrir se há erros, fraudes assim como a origem de cada entrada e saída. 
• Analisar melhores maneiras de reduzir gastos e manter a qualidade; 
• Tomar melhores decisões, entre outros. 

Para isso, há várias etapas facilmente automatizáveis, como o Financeiro e o Estoque. 

Podemos citar também parte da gestão de redes sociais e determinadas ações de Comunicação – HSMs, e-mail marketing etc.

Processos e tarefas para automatizar 

Veja alguns processos para automatizar e, assim, otimizar o seu controle de abastecimento! 

• Gestão de despesas de cartões corporativos dos colaboradores. 
• Lançamento de notas fiscais. 
• Registro de entrada e saída. 
• Armazenados de dados e informações automaticamente. 
• Acesso a esses dados e informações por meio de relatórios, gráficos etc. 
• Geração automática de relatórios e gráficos a partir de dados armazenados.
• Uso de chatbots para diversas etapas do  atendimento ao cliente. 

3. Faça uma boa gestão de despesas e custos

Muitas instituições financeiras digitais oferecem cartões empresariais que permitem uma gestão completa dos gastos com a empresa. 

Nesse caso, você consegue tanto fazer a gestão financeira do seu negócio na plataforma da instituição quanto integrá-la ao seu ERP a fim de cruzar com os demais dados. 

Quando se trata de gestão de gastos, você pode ainda, disponibilizar cartões corporativos. 

São cartões para os colaboradores usarem em casos de viagens a trabalho, compras para escritório ou ações de Marketing. 

Todo o controle ocorre no painel do aplicativo ou plataforma do banco – limites, centro de custo, necessidade de solicitar crédito etc. 

Controle de abastecimento e notas 

Realizar o controle adequado de despesas, e suas respectivas notas fiscais, é um dos principais desafios enfrentados quando o assunto é gestão financeira. 

O desafio se torna ainda maior quando falamos de determinados setores, especialmente o de frotas de caminhões. 

Com inúmeros caminhões espalhados pelas estradas, as transportadoras se deparam com a necessidade de controlar o consumo de cada veículo, o local de abastecimento e as notas fiscais de cada abastecimento. 

E, não para por aí, é preciso muitas vezes fazer cadastros e mais cadastros e diversos postos, algo que demanda tempo. 

Sem contar que por mais que o gestor corra atrás de cada nota fiscal, seja por falha na comunicação ou erro manual, há ainda o risco de algo dar errado e a empresa perder o crédito fiscal. 

Isso sem falar no risco de fraude, na incerteza quanto à qualidade do combustível escolhido pelo motorista e no tempo mal aproveitado.

Se tratando de frotas de caminhões, uma boa dica é a adoção de software que contribua com todas as etapas envolvidas no consumo de combustível. 

Ou seja, um recurso de gestão que ajude no controle de abastecimento e também das notas fiscais referentes a esses abastecimentos. 

Inclusive, esse tipo de recurso pode ser integrado ao sistema de Gestão Empresarial citado acima. Assim, você consegue tomar decisões considerando o cenário todo, não apesar parte dele. 

Rede Frota: o seu sistema de gestão de abastecimentos e notas fiscais

Tem interesse em implementar na sua empresa um gerenciador para automatizar seus processos de gestão de abastecimentos e notas fiscais? 

Com o nosso sistema de gestão de abastecimentos e notas fiscais, além de entregar tudo o que mencionamos acima, é possível eliminar a necessidade de correr atrás de cadastro em posto, procurar as notas, por exemplo. 

E você ainda consegue exportar relatórios com facilidade, visualiza em tempo real as notas emitidas e muito mais. 

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