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Fazendo a gestão de frotas com planilhas

Analisamos a gestão de frotas com planilhas, os benefícios da utilização de um software de gestão de frota e como fazer a migração para o sistema.

 

Durante muitos anos de atuação no mercado, percebemos que transportadoras maiores sempre utilizavam um software de gestão de frota, enquanto transportadoras menores dependiam de planilhas para, de modo tradicional, fazer toda a gestão. Mas é relativo.

O número de empresas maiores que continuam utilizando planilhas ainda é grande.

Existe um velho ditado que diz não tente consertar o que não está quebrado. Isso, com o consenso de “sempre fizemos desta forma”, aumenta a resistência à mudança.

Enquanto as transportadoras de 10 veículos pensam que o custo de um software superaria os benefícios, existem aquelas com maior número de veículos que continuam resistindo à mudança. Nos dois casos, ambos continuam perdendo os benefícios, especialmente pelo fato que existem sistemas gratuitos sem mencionar a integração com cartões de crédito.

 

Fazendo a gestão de frotas com planilhas

Independente do tamanho da frota, planilhas no Excel continuam sendo a escolha principal de muitos gerentes. De fato, as planilhas oferecem benefícios, como:

  • Baixo (ou nenhum) custo de implementação.
  • Facilidade de gerenciamento mesmo com pouco conhecimento.
  • Relativamente fácil de inserir e monitorar dados.

Por outro lado, não há como negar que fazer a gestão de frotas com planilhas abre espaço para erros.

Entre suas limitações existentes, podemos destacar:

  • Funções limitadas e sem recursos para relatórios.
  • Atrasos na entrada de dados resultam em informações desatualizadas, o que afeta diretamente a tomada de decisão e geração de relatórios.
  • Risco de falhas aumentado devido a falta de dados ou documentos ausentes.
  • Falta de recursos de integração com softwares externos.
  • Inserir, digitalizar e arquivar documentos manualmente.
  • Maior tempo para verificação de dados e documentos.

 

Quais as vantagens de usar um software ao invés das planilhas?

Um sistema para transportadora automatiza todos os processos de uma frota, além de manter todas as informações dentro de um único sistema central.

Entre suas vantagens existentes, podemos destacar:

  • Preço especial nas melhores redes de postos.
  • Acompanhamento de compras em tempo real.
  • Centralização de pagamentos em um só boleto.
  • Relatórios detalhados com as médias de cada veículo.
  • Recolha de notas fiscais.
  • Pode ser usado tanto para veículos próprios quanto para terceiros.

 

Como você pôde observar, os recursos de um sistema vão muito além do que as planilhas podem oferecer.

Se você quer migrar para um sistema, procure um fornecedor de qualidade. O setor de gerenciamento de frotas está em constante evolução, abrindo espaço para novas tecnologias para frotas todos os dias – algumas bem ruins, por sinal.

Gostou do post? Tem alguma dúvida sobre a gestão de frotas através de softwares? Deixe seu comentário e interaja conosco! Aproveite também para conhecer o Rede Frota para Empresas, o nosso sistema gratuito de gerenciamento de frotas para transportadoras. Clique aqui e abra uma conta para sua transportadora!

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