Por que a gestão de despesas de viagem é um desafio para as transportadoras?

Cada caminhão que sai para uma viagem movimenta muito mais do que carga. Durante o percurso, existem os gastos com alimentação, hospedagem, manutenção emergencial, borracharia e outras necessidades operacionais.

Quando a transportadora possui vários veículos e motoristas rodando ao mesmo tempo, controlar todos esses gastos se torna um grande desafio.

O problema aumenta quando a prestação de contas depende de recibos em papel, fotos enviadas por WhatsApp, planilhas preenchidas manualmente e informações entregues apenas depois do retorno do motorista.

Quando é dessa forma, o financeiro perde tempo procurando documentos, conferindo valores e tentando entender a origem de cada despesa. E isso causa o quê? Atrasos no fechamento contábil, sem contar que muitas vezes notas e comprovantes são perdidos. 

Mas, há uma boa notícia: isso é fácil de resolver! O Rede Frota te ajuda a ter esse controle, com soluções como gestão de despesas de viagens, requisições online e abastecimentos em postos parceiros, dentre outras facilidades. 

O que são despesas de viagem de uma frota?

Despesas de viagem são os gastos necessários para que o motorista e o caminhão consigam concluir uma rota ou entrega.

Essas despesas variam conforme a distância, o tipo de carga, o tempo de viagem, as condições do veículo e a região percorrida.

O controle precisa mostrar não apenas o valor gasto, mas também quem realizou a despesa, em qual veículo, durante qual rota e por qual motivo.

Sem essas informações, a transportadora sabe que gastou, mas não consegue avaliar se o gasto foi necessário, previsto ou compatível com a operação.

Onde começa o problema da prestação de contas?

Em muitas transportadoras, o motorista recebe um adiantamento antes de iniciar a viagem. Ao retornar, ele precisa apresentar os comprovantes e justificar a diferença entre o valor recebido e o que foi utilizado.

Na teoria, o processo parece simples. Na prática, os comprovantes podem ser perdidos, as fotos podem ficar ilegíveis, algumas despesas podem chegar sem justificativa e os valores podem não coincidir com o adiantamento liberado.

Também é comum que cada motorista preste contas de uma forma diferente. Enquanto um envia fotos pelo WhatsApp, outro entrega recibos em papel e outro preenche uma planilha.

Quando não existe um processo padronizado, o financeiro precisa praticamente reconstruir a viagem para conseguir fechar as contas.

Como a falta de controle afeta o fechamento financeiro?

A prestação de contas não é um problema isolado do motorista ou do financeiro. Ela afeta toda a gestão da transportadora.

Quando as despesas chegam incompletas ou atrasadas, a empresa pode enfrentar dificuldade para fechar o caixa da viagem, enviar informações corretas à contabilidade e entender o custo real da rota.

Além disso, a falta de controle aumenta o risco de gastos indevidos, divergências entre o previsto e o realizado e retrabalho para motoristas, gestores e equipe financeira.

Sem dados confiáveis, a transportadora pode acreditar que determinada rota é lucrativa quando, na verdade, os custos extras estão reduzindo sua margem.

Gestão de despesas de viagem não é apenas guardar comprovantes

Guardar comprovantes é importante, mas isso não representa uma gestão completa.

A transportadora precisa entender quanto cada viagem custou, qual veículo teve mais despesas, quais motoristas apresentaram gastos fora do padrão e quais rotas geram mais custos emergenciais.

Também é necessário saber se o valor adiantado foi suficiente, quais despesas poderiam ter sido evitadas e se o custo real está sendo considerado no preço do frete.

A prestação de contas registra o que aconteceu. A gestão de despesas transforma esses registros em informação para tomar decisões.

Adiantamento de viagem: como controlar corretamente?

O adiantamento é uma prática comum em transportadoras, mas precisa ser acompanhado com atenção.

Na verdade, o adiantamento é, muitas vezes, um problema, já que normalmente as empresas adiantam o valor direto ao motorista. Juridicamente, não é aconselhável, já que pode gerar passivos trabalhistas. 

Como solução, há a possibilidade de cartões corporativos, vinculados à empresa e não aos funcionários. Dessa forma, além de o motorista não misturar dinheiro pessoal com dinheiro de adiantamento, a transportadora tem um melhor controle e o gestor libera e bloqueia o saldo sempre que necessário. 

O controle precisa acontecer durante a viagem

Um dos maiores erros é deixar a gestão para depois que o caminhão retorna.

Quando a transportadora acompanha as despesas durante a viagem, consegue identificar desvios e agir mais rapidamente.

O gestor pode verificar se o motorista está respeitando os limites, se surgiram gastos emergenciais, se o valor disponível será suficiente e se determinada viagem está ficando mais cara do que o previsto.

Esse acompanhamento reduz surpresas no fechamento e permite uma gestão mais preventiva.

Por isso, uma plataforma de gestão de despesas de viagens é o que sua gestão de frotas precisa.

Tecnologia para reduzir retrabalho e dar mais previsibilidade

Uma plataforma de gestão de despesas permite que as informações sejam registradas, centralizadas e acompanhadas de forma mais organizada.

Com isso, a transportadora reduz a dependência de papéis, mensagens e planilhas dispersas.

A tecnologia também ajuda a melhorar a rastreabilidade das despesas, controlar adiantamentos, padronizar registros e acelerar o fechamento financeiro.

Além disso, gera dados mais confiáveis para a contabilidade e para a tomada de decisão.

Essa tecnologia faz parte de um ecossistema de soluções que o Rede Frota oferece para transportadoras.

Por meio da plataforma, o gestor pode organizar as informações por motorista, veículo e viagem, além de reduzir os gargalos da prestação de contas.

A solução ajuda a substituir processos baseados em comprovantes soltos, mensagens e planilhas por um fluxo mais organizado e rastreável.

Assim, a transportadora ganha mais clareza sobre os custos, reduz o retrabalho do financeiro e melhora o fechamento mensal.

Além da gestão de despesas, o Rede Frota oferece soluções relacionadas à gestão de abastecimentos, permitindo que o gestor acompanhe informações importantes da operação em um único ambiente.

O controle de despesas melhora toda a operação

A gestão de despesas de viagem vai muito além de guardar recibos e conferir valores.

Ela ajuda a transportadora a entender o custo real de cada viagem, reduzir despesas fora do padrão, organizar adiantamentos, melhorar a prestação de contas e agilizar o fechamento financeiro.

Quando o processo depende de papéis, mensagens e planilhas, o risco de erro e retrabalho aumenta. Com regras claras e informações centralizadas, motoristas, gestores e equipe financeira trabalham com mais segurança.

Com o Rede Frota, sua transportadora pode ter mais controle sobre as despesas da operação, reduzir gargalos e tomar decisões com dados mais confiáveis. Isso significa mais controle, organização e previsibilidade para sua transportadora rodar melhor.

Sua transportadora ainda perde tempo conferindo recibos, mensagens e planilhas? Fale com um especialista do Rede Frota e descubra como simplificar a gestão de despesas de viagem e a prestação de contas da sua operação.