As fraudes e os desperdícios são, certamente, dois dos principais obstáculos para os empreendedores quando o assunto é abastecimento de frotas, por isso uma gestão de abastecimentos eficiente é essencial.

Infelizmente, os desvios são mais frequentes do que se possa imaginar. Além disso, algumas situações levam a um uso indevido de combustível – maior do que o necessário.

O desvio de recursos, assim como a utilização indevida dos veículos, acabam por aumentar um valor que já é alto dentro do orçamento das organizações.

Como já citamos em outros artigos aqui do blog, o custo do combustível é um gasto muito significativo – um dos maiores – e representa um verdadeiro desafio para o crescimento de empresas que precisam transportar os seus produtos ou dependem do abastecimento de máquinas para produzir.

6 formas de evitar fraudes e impedir desperdícios no abastecimento de frotas

Muitos fatores influenciam nesse gasto, porém, alguns em específico podem ser sanados se, além de atenção ao abastecimento de frotas, houver foco em impedir os desvios e os desperdícios comuns no setor. Rotas inadequadas ou trajetos adicionais, furtos, comportamento impróprio por parte dos motoristas, falta de controle do abastecimento são algumas das circunstâncias que, no fim, podem gerar uma redução da lucratividade dos negócios.

1. Saiba reconhecer os sinais de desvios

Uma das formas de evitar fraudes é desenvolver métodos para reconhecê-las. Os sinais de que há situações a serem investigadas são perceptíveis a partir de uma gestão de custos detalhada e aprofundada.

Grandes variações nas despesas da empresa com o abastecimento de frotas, por exemplo, devem ser vistas com desconfiança pelos gestores. Apenas com um monitoramento presente, é possível encontrar uma conjuntura suspeita.

Essa verificação também pode partir do seguinte questionamento: “minha frota tem um consumo médio coerente de acordo com as rotas planejadas?” Faça as contas: se a resposta for negativa, provavelmente existe algum desvio. Isso não significa necessariamente que os veículos possam estar sendo utilizados indevidamente pelos empregados. Há também casos de furto de combustível durante as paradas dos motoristas.

2. Mantenha o controle das rotas

Já falamos muito por aqui sobre como a tecnologia é uma grande aliada da gestão logística. Recursos tecnológicos permitem hoje, por exemplo, que se faça um monitoramento da frota em tempo real via satélite. Com esses sistemas, é possível saber exatamente onde cada veículo se encontra em determinado momento.

Isso é importante não apenas por uma questão de segurança – já que o roubo de cargas é um sério problema para o transporte brasileiro. Ao acompanhar toda a sua frota será possível entender se as rotas definidas estão sendo cumpridas ou se os veículos estão sendo utilizados para uso pessoal.

3. Oriente os motoristas

O comportamento descuidado dos motoristas também influencia e pode promover um alto desperdício de combustível. Dependendo do modo como o veículo é conduzido, mais rotações de motor são necessárias e, consequentemente, mais diesel, gasolina ou álcool serão consumidos. Isso acontece, por exemplo, quando há acelerações ou frenagens repentinas.

Além de aumentar o consumo, atitudes como essa também provocam o desgaste dos veículos. Elas também podem ser responsáveis por causar acidentes que colocam em risco a vida de colaboradores ou, no mínimo, deixam as máquinas paradas por período de tempo – o que representa um ônus financeiro.

Para evitar os imprevistos e o desperdício, recomenda-se que as empresas orientem os seus colaboradores a respeito de direção defensiva e sobre práticas para economizar combustível. Entre elas, algumas orientações são realmente muito simples: não pisar fundo, saber qual é o melhor momento para trocar de marcha e utilizar o ar-condicionado com cautela são algumas delas.

4. Tente impedir os abastecimentos irregulares

Você sabe em que horários os seus colaboradores estão abastecendo os veículos? Possui um controle com registro dessas movimentações? É possível perceber irregularidades realizando uma comparação entre a capacidade total do tanque e a quantia total de combustível utilizada no abastecimento de frotas.

No entanto, essa solução se torna quase impossível quando a equipe de logística não conta com as ferramentas adequadas de controle de abastecimento de frotas. Uma quantidade grande de veículos dificulta e muito um acompanhamento manual e a análise das informações caso a caso.

5. Utilize um sistema de automatização de abastecimento de frotas

Uma das tecnologias que fazem toda a diferença quando o assunto é abastecimento de frotas é o Rede Frota.

Com nossa solução em gestão de abastecimentos e notas fiscais, você consegue ter um controlo mais preciso de gastos, além de facilitar a recolha notas, dentre outras vantagens.

Quer saber mais? Fale conosco!

Deixe seu comentário

Seu endereço de e-mail não será publicado. Os campos obrigatórios estão destacados com *