As empresas sempre se preocupam em desenvolver boas planilhas e processos para uma gestão de notas fiscais cada vez mais eficiente. Afinal, o preenchimento diário desses arquivos é essencial para registrar e manter disponível para consulta todos os dados importantes para a fiscalização da Receita Federal.

Mas, saiba que cada vez mais surgem recursos tecnológicos capazes de automatizar o trabalho manual feito nas planilhas. Os softwares de gestão de notas fiscais podem ajudar a sua empresa na eliminação de várias planilhas, tornando o processo mais ágil e mais seguro!

Que tal descobrir ainda outros benefícios de adotar esse tipo de ferramenta para o seu negócio?

Importância da gestão de notas fiscais

O controle de notas fiscais é um dos assuntos que mais merecem atenção quando se trata da sustentabilidade de uma empresa. 

Por serem documentos fundamentais no que se refere à saúde fiscal de um negócio, as NF-e precisam estar em ordem e com todos os dados corretos.

Frente à importância desse documento, é essencial criar processos e métodos para ter uma boa gestão nesse setor. E, por mais que o fator regularidade fiscal seja o principal objetivo quando pensamos na importância de ter uma gestão de notas fiscais eficiente, os benefícios desse se estendem para outras áreas.

Entenda a seguir quais benefícios sua empresa e a economia como um todo têm a partir de uma boa gestão de notas fiscais!

Importância da nota fiscal para a empresa

Conforme falamos anteriormente, a nota fiscal é um documento importante para manter a situação fiscal da empresa em dia. 

O documento  é utilizado no recolhimento de impostos e tributos e ainda serve como comprovante de todas as entradas e saídas financeiras no seu negócio, evitando assim problemas de qualquer natureza com o Fisco.

Então, ter o controle desse documento por meio de uma boa gestão é essencial para tê-los à mão sempre que for necessário demonstrar qualquer tipo de informação referente a regularidade da sua empresa.

Para além do fator regularidade fiscal, ter o controle das notas é crucial para a contabilidade da empresa. Quando você consegue ser bem-sucedido nesse processo, passa a ter um melhor controle do fluxo de caixa, análise do lucro, balanço de despesas e impostos pagos.

Tais informações podem ser utilizadas para diversos fins, dentre eles tornar o processo de tomada de decisão mais assertivo. Afinal, a partir de uma boa gestão de notas fiscais você consegue ter uma visão ampla da situação econômica do seu negócio, as NF-e se tornam então uma espécie de base para tomar decisões financeiras importantes.

Importância da nota fiscal para a economia

Os impostos e tributos são destinados às necessidades públicas dos entes federativos (União, Estados, Distrito Federal e Municípios) a fim de serem usados na construção do bem-estar social por meio de investimentos em segurança pública, saúde, educação e infraestrutura entre outros.

Ou seja, todos os impostos pagos pelas empresas possuem um destino certo, impactando profundamente a economia do país. 

Como um dos documentos que indicam o pagamento dos impostos sobre produtos e serviços é a NF-e, ela se torna muito relevante para a economia do país. Além de indicar se as empresas estão realmente cumprindo com suas obrigações tributárias, a NF-e pode ser usada para identificar desvios, evasão e sonegação fiscal.

Em resumo, o documento mantém os processos econômicos funcionando adequadamente.

O que é o controle de nota fiscal?

Chamamos de controle de nota fiscal um sistema de organização desse documento que permite executar uma gestão eficiente das notas emitidas pela empresa. 

Em resumo, esse sistema de organização envolve o  armazenamento e facilidade para acessar os arquivos de qualquer período desejado, principalmente mediante a exigência da Receita Federal.

Mas, para que isso seja possível, o controle das NFs-e precisa ser estruturado visando a otimização do processo de consulta e o aumento da segurança dos documentos.

Mas, por que é necessário ter todo esse cuidado para manter o controle das notas fiscais por meio de um sistema eficiente de organização?

Por que é importante manter controle?

Por se tratar de um documento composto por informações referentes à tributação sobre o serviço ou produto adquirido, o controle de nota fiscal garante que a empresa esteja preparada para a fiscalização dos valores transitados. 

Logo, evitar divergência nos dados e, consequentemente, o risco de ser enquadrado em crimes como sonegação, é um dos principais motivos para manter o controle.

Além disso, um sistema de organização do controle de NF-e facilita a automação dos processos envolvidos nesse contexto.

A automação dos processos significa basicamente que você vai implementar um software que automatize esse processo de controle de notas.

Em vez de realizar toda a elaboração e o preenchimento das várias planilhas necessárias para o controle manual, você pode substituir por um software de gestão que automatiza e unifica tudo em um único lugar. 

Sem contar que mantém suas informações atualizadas em tempo real e online, possibilitando a geração de relatórios quando for necessário.

Lembre-se, contudo, que por se tratar de algo fundamental para evitar problemas fiscais e tributários, a automação dos processos de controle precisa passar pela aprovação do contador da empresa, é ele quem vai determinar quais demandas realmente podem ser automatizadas.

Por fim, vale ressaltar que as vantagens de usar um software de automação não se resumem a essas duas situações que citamos. A adoção de um sistema de gestão traz ainda ainda outros benefícios.

Entenda a seguir quais são eles!

Vantagens de um sistema de gestão de notas fiscais de abastecimentos

Já deu para perceber que, graças a tecnologia, está cada vez mais fácil fazer o controle de notas por meio de softwares que aceleram processos de controle de notas, certo?

Definitivamente a saúde fiscal da empresa é o principal item que deve ser avaliado quando falamos em vantagens de implementar esse tipo de solução. 

De qualquer forma, saiba que você ganhará muito mais vantagens ao fazer isso. Esses softwares também costumam ter outras funcionalidades que diminuem as burocracias na sua administração.

Por isso, listamos a seguir outras vantagens de contratar um serviço para automatizar seu controle de notas fiscais!

Automatização de processos

Conforme já dito acima, a automação de processos envolvidos na gestão de notas fiscais é a principal vantagem de adotar um software para isso. Afinal, a agilidade e praticidade que as empresas ganham ao deixar de lado alguns processos manuais e repetitivos é crucial para se manter no mercado.

Adotar soluções de automação em qualquer setor da empresa, especialmente no que se refere a contabilidade, é um passo essencial para se adequar às necessidade do momento atual, onde a digitalização é uma das principais mudanças trazidas pela transformação digital que vivemos atualmente.

Vale mencionar ainda que os processos automatizados reduzem os erros e agilizam a execução de diversas ações. Logo, o uso de ferramentas de automação se tornam grandes aliadas na sua gestão de notas fiscais, já que contribui para otimizar tempo e aumentar a produtividade.

Armazenamento digital

Outro benefício de adotar um software de gestão de notas fiscais é a facilidade de armazenar informações importantes desses documentos, por exemplo. 

Dentre os elementos que podem ser armazenados está o XML, um arquivo digital que devido a sua importância deve ser armazenado com bastante cuidado. Lembre-se que perder esse tipo de arquivo resulta em alguns problemas para a empresa, como multas e notificações legais.

Facilidade na recolha de notas fiscais

Outro benefício associado ao uso de uma ferramenta de automação é a recolha de notas fiscais.

A recolha de notas fiscais permite a recuperação de despesas com abastecimentos, como a restituição de ICMS retido, e a automação no recolhimento otimiza tempo, pois não é preciso ir de posto em posto juntando notas, e torna esse processo muito mais eficiente.

Controle de despesas com abastecimentos

Como esses programas de gestão melhoram a visão geral do negócio, o consegue ter uma noção clara de suas despesas com abastecimentos.

Ao implementar um bom sistema de gestão você conseguirá acompanhar todos os dados relativos às notas fiscais, datas de valores, datas de vencimentos, proporcionando maior controle sobre as movimentações financeiras do seu negócio.

Uma das etapas que você passa a ter maior controle é justamente a recuperação de despesas com abastecimento e o abastecimento por veículo, já que por meio da ferramenta também é possível fazer a gestão correta dessa área.

Emissão automática de relatórios

Além de armazenar as notas, com um sistema de gestão automatizado é possível categorizar esses seus documentos fiscais, já que existem campos relacionados a datas, tipo e vários outros elementos. 

O preenchimento correto dessas informações facilita a consulta rápida desses documentos que podem ser filtrados por qualquer um desses elementos.

A qualquer momento você pode, por exemplo, gerar um relatório simples considerando um curto período, ou um relatório mais completo considerando a natureza da nota fiscal.

Rede Frota: o seu sistema de gestão de abastecimentos e notas fiscais

Tem interesse em implementar na sua empresa um sistema capaz de automatizar seus processos de gestão de notas fiscais que entregue todos esses benefícios? 

Então você precisa conhecer o sistema de gestão de abastecimentos e notas fiscais. Além de entregar tudo o que mencionamos até aqui, você terá nessa solução a possibilidade de identificar se o seu CNPJ está sendo usado por terceiros na prática de crimes, assim como antecipar problemas do fechamento contábil.

Graças ao sistema de gestão da Rede Frota você consegue eliminar a necessidade de contatar o posto para emissão de nota, consegue exportar relatórios com facilidade, pode visualizar em tempo real as notas emitidas, tem a recolha de notas facilitada e muito mais.

Então o que está esperando, cadastre agora mesmo a sua empresa e tenha acesso a todas essas vantagens!

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