Toda empresa precisa fazer o gerenciamento e controle de notas fiscais, sejam elas de prestação de serviços, sejam de compra de algum produto. 

Em praticamente qualquer processo do negócio, é necessário emitir ou solicitar a guia fiscal. Esse documento é muito importante para garantir o fechamento contábil da sua empresa de forma correta.

Basicamente, a nota fiscal comprova que houve uma transação comercial. Ela é um instrumento para fiscalização e também para que o recolhimento de alguns tributos possa ser feito. A emissão desse documento é indispensável e, caso não seja feita, pode configurar como sonegação de impostos.

Neste artigo, você vai aprender a fazer um controle de notas fiscais eficiente e garantir o processo correto na sua empresa. Continue a leitura e saiba como fazer isso!

Como fazer o controle de notas fiscais de maneira eficiente?

Apesar das notas eletrônicas facilitarem o acompanhamento, elas também precisam estar organizadas para fácil acesso. Muitas vezes as empresas negligenciam essa questão, gerando prejuízos que podiam ser evitados. Para não se perder no mar de notas, confira cinco dicas essenciais para ter em mente ao planejar sua organização.

Crie um processo para controle de notas

Reúna a equipe de trabalho e estabeleça uma rotina de atuação para recebimento e emissão de nota fiscal. Para quem o motorista deve entregar uma nota de recebimento? Como as notas emitidas devem ser preenchidas? Que registros serão feitos de cada tipo de nota? Como será o procedimento para comprovar a autenticidade de uma nota?

Um organograma facilita muito nesse caso, crie um mapa que mostre todos os caminhos de uma nota de ponta a ponta. Se todos souberem o roteiro que deve ser seguido, as chances de erros são minimizadas. Caso faça tudo sozinho, não pule essa etapa, crie o roteiro para melhorar a sua gestão.

Automatize processos

Com a tecnologia e a emissão de notas fiscais eletrônicas, está cada vez mais fácil fazer o controle de notas por meio de sistemas de gestão que acelerem processos de controle de notas.

O Rede Frota tem um sistema de recolha de notas fiscais online, uma solução que vai otimizar a sua produtividade e contribuir para o aumento da sua receita. 

Pelo sistema, é possível eliminar a necessidade de contatar o posto para emissão de nota, exportar relatórios, visualizar em tempo real as notas emitidas para o CNPJ da sua empresa e mais.

Lembre que esse controle é primordial para evitar problemas fiscais e tributários. Antes de começar a jornada de organização, consulte o contador da empresa para entender suas demandas e conseguir encaixá-las no processo.

Além disso, fazer a recolha de notas permite a recuperação de despesas com abastecimentos, além de outras vantagens, que veremos a seguir.

Vantagens da gestão de notas fiscais de abastecimento

As vantagens não se resumem a essas duas que citamos. O sistema de gestão de abastecimentos Rede Frota traz muitos benefícios ao seu negócio, olha só:

  • Elimina a dependência do e-mail: por ser tudo automatizado, acaba a dependência do e-mail e a necessidade dos apelos junto aos fornecedores e parceiros para o envio dos documentos;
  • Identifica fraudes: ao capturar as notas fiscais diretamente da Sefaz, o próprio sistema identifica se o CNPJ está sendo usado por terceiros para praticar algum crime, como a geração de títulos frios para compensação bancária;
  • Armazena os documentos fiscais de forma organizada: a solução é desenvolvida para guardar as notas fiscais em banco de dados interno ou externo, deixando as informações disponíveis a qualquer momento;
  • Antecipa problemas do fechamento contábil: por estarem todos organizados, é possível identificar com antecedência quais documentos ainda não foram lançados no sistema financeiro, evitando que sejam esquecidos;
  • Disponibiliza os documentos a qualquer momento: ao utilizar um sistema de guarda de documentos, você não precisa imprimir os documentos para guardá-los. Os documentos auxiliares de NF-e (Danfes) e os documentos auxiliares do CT-e (Dactes) estarão sempre disponíveis para impressão.

O sistema de gestão de abastecimentos Rede Frota

Com o Rede Frota você sabe onde e quando seus veículos foram abastecidos e saiba quanto você vai pagar. Simples assim, sem sustos ou preocupações desnecessárias. 

Para abrir uma conta e solicitar sua análise para crédito, basta ir ao nosso site e clicar em “Abrir uma conta” → “Para transportadora”. 

Caso tenha alguma dúvida, fale conosco!

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